Matriz RACI (Matriz de Responsabilidades)

Matriz RACI (Matriz de Responsabilidades)

22 de abril de 2019 Técnicas Simplificadas 0

A Matriz RACI é uma maneira simples e clara de se definir o papel de cada um da equipe para qualquer atividade.

É muito utilizada na gestão de projetos e sua aplicação é essencial na One Page Project Management (OPPM), que relaciona tarefas e responsáveis com cronograma e custos do projeto.

RACI é um acrônimo que agrega os papéis de cada um, em inglês:

  • Responsible (responsável)
  • Accountable (aprovador)
  • Consulted (consultado)
  • Informed (informado)

A quem se destina

Não sabe quem faz o quê? Então nem precisa ler o restante do parágrafo… esta ferramenta é exatamente o que você precisa!

A Matriz RACI é indicada para qualquer empresa que trabalhe por projetos, ou ainda, que esteja em pleno crescimento. Isso porque um dos fatores de maior risco durante o crescimento de uma empresa é não saber quem é responsável por cada atividade.

Ao não se ter clareza do papel que cada um deve desempenhar em determinadas tarefas, é natural que surja um ciclo vicioso que popularmente chamam de “deixa que eu deixo”… ou seja, ninguém faz porque pensa que o outro é que deve fazer.

Perguntas respondidas

  • Quem é responsável por esta tarefa?
  • Qual o meu papel nesta atividade?
  • Quem deve ser avisado a tarefa for concluída?
  • Em caso de dúvida, quem posso consultar para garantir a execução adequada?
  • Quem vai validar o resultado da tarefa após a sua conclusão para determinar se está aprovada ou não?

Ganhos esperados

  • Maior agilidade na conclusão das tarefas
  • Redução do backlog (tarefas que ainda não foram iniciadas porque, por vezes, ninguém se sente responsável por elas)
  • Equipe mais integrada, já que não há mais o jogo de empurra-empurra de responsabilidade… tudo deve estar claro desde o início
  • Aprendizado acelerado para novos integrantes da equipe
  • Decisões tomadas mais rapidamente
  • Prestação de contas transparente
  • Trabalho muito mais organizado
  • Maior eficiência global da empresa

Como usar de maneira descomplicada 😉

  1. Liste todas as atividades/tarefas da sua equipe… coloque uma em cada linha
  2. Liste todos os envolvidos nas colunas, na linha acima da primeira atividade, de forma a construir uma grande tabela (ou matriz) de atividades por envolvidos
  3. Reúna toda a sua equipa para ter uma discussão mais rica e aproveite para fomentar a participação de todos
  4. Para cada tarefa (linha), percorra todas as colunas e defina o papel de cada um dos envolvidos. Importante: uma pessoa pode ter mais de um papel ou, até mesmo, não ter nenhuma relação com aquela tarefa específica. Se for esse o caso, deixe em branco.
  5. Divulgue!

Garanta que todas as atividades tenham apenas um responsável e um aprovador. Nunca deixe qualquer tem sem indicação desses dois papéis.

Vale ressaltar que não é uma boa ideia indicar a mesma pessoa como responsável e aprovadora de uma tarefa. E não se trata de desconfiança, mas de entender que o responsável pela execução de uma tarefa pode não ter a visão mais clara e isenta justamente por ter sido afetado pelo processo de execução.

A participação de toda a equipe durante o preenchimento da Matriz RACI é o ponto alto do processo. Ao envolvê-los você elimina barreiras erguidas pela imposição de responsabilidade.

Deixe que discutam o que acreditam ser o melhor para a empresa. Deixe que tomem responsabilidades e, é claro, aproveite para perceber quem não está querendo assumir nenhuma!

Ao final, divulgue muito bem o resultado da Matriz RACI. Imprima e coloque na parede, emoldure como um quadro, envie cópias para os e-mails de todos os envolvidos. Faça com que se torne um material de consulta e isso, certamente, vai melhorar muito o desempenho da sua equipe e acelerar o aprendizado de todos os novos integrantes.

 

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *