Orçamento Base-Custo (OBC)

Orçamento Base-Custo (OBC)

25 de abril de 2019 Técnicas Simplificadas 0

Como o próprio nome sugere, trata-se de um modelo de Orçamento Empresarial construído com base nos gastos (e receitas) apurados durante o período anterior.

A principal característica desse tipo de orçamento é o fato de se tomar como base o histórico de dados da empresa. Na prática, significa que vamos olhar para o passado para estimar o futuro.

Esse é o método utilizado pela maioria das empresas (que fazem orçamentos empresariais) porque demanda pouca ou nenhuma participação de outros departamentos, já que se utiliza, primordialmente, de dados que a controladoria (ou o gestor financeiro) já possui.

A partir daí, o que se faz, na prática, é aplicar índices macroeconômicos previstos para o ano seguinte, como taxa de inflação estimada, correção de câmbio, previsão de dissídios, etc., sobre os valores do ano corrente.

Há diversos modelos de Orçamento Empresarial amplamente divulgados que tomam por base o OBC, contendo apenas algumas variações no que diz respeito ao período de projeção e a sua frequência de atualização/revisão. São eles: Orçamento Estático, Orçamento Ajustado e Orçamento Dinâmico.

Orçamento Estático (Budget)

O Orçamento Estático, como o próprio nome sugere, é montado antes do início do período em questão e não sofre qualquer alteração ao longo dos meses. Ele simplesmente é acompanhado mensalmente e aponta erros de planejamento ou execução.

Uma vantagem desse modelo é que gestores de áreas sabem, desde o início, quanto poderão gastar ao longo de todo o ano e estão seguros de que seus valores não serão revistos.

Sua utilidade é maior para os casos em que há um investidor envolvido ou um grande comprometimento com números predefinidos e premissas adotadas que não devam ser alteradas após o início das atividades.

Obviamente, pelos mesmos motivos, acaba sendo um modelo mais engessado e complemente inapropriado para empresas dinâmicas, ou mesmo, mercados mais dinâmicos.

Orçamento Ajustado (Forecast)

O Orçamento Ajustado sofre revisões periódicas, que podem ser semestrais, trimestrais ou até mensais, de acordo com a necessidade da empresa.

Apesar das revisões periódicas, não demanda muito esforço da equipe para fazer os ajustes necessários para que o modelo “cole no mundo real” e, por isso, é o modelo mais adotado pelas empresas.

Outro facilitador é que o modelo ajustado considera 12 meses fixos, normalmente iniciados em janeiro, como sua janela de projeção e apuração. Podemos dizer que é um facilitador porque muitos indicadores financeiros são reportados anualmente, geralmente no fim ou início do ano.

Orçamento Dinâmico (Rolling Budget e Forecast)

O Orçamento Dinâmico é o mais versátil e trabalhoso de todos os modelos baseados em histórico de dados porque considera que os 12 meses estimados não precisam se iniciar em janeiro de cada ano. Contudo, haverá sempre uma “janela” de 1 ano à frente no planejamento orçamentário.

É importante mencionar que se recomenda fortemente a utilização de períodos múltiplos de 12 meses (1 ano, 2 anos, etc.) para o Orçamento Dinâmico. Ao fazer isso o modelo reduz oscilações inconvenientes causadas por sazonalidade ou feriados móveis de grande impacto na economia, como o Carnaval.

Esse modelo obviamente sofre revisões mensais e, portanto, tende a ter projeções mais aderentes com a realidade.

Vantagens e desvantagens

Algumas vantagens do Orçamento Base-Custo são:

  • O orçamento é estável
  • Mudanças são graduais e planejadas
  • Gestores podem operar com bases consistentes
  • Sistema é simples e fácil de entender
  • Impactos de mudanças podem ser visualizados rapidamente

Entretanto, também há desvantagens desse modelo:

  • Não incentiva o desenvolvimento de novas ideias
  • Não incentiva a redução de custos
  • Pode ficar obsoleto facilmente por qualquer mudança de prioridades da empresa
  • Incentiva gastos maiores por conta de reajustes anuais

A quem se destina

Se você tem dados históricos disponíveis mas está sem muito tempo para se dedicar à construção minuciosa de um Orçamento Empresarial (e entende a importância dele) o Orçamento Base-Custo é um ótimo ponto de partida.

Perguntas respondidas

  • Serei capaz de atingir meus objetivos?
  • Quanto vou destinar para cada área da minha empresa ou para cada projeto?
  • Quanto preciso ter disponível para seguir?
  • Qual volume de investimentos será necessário para cumprir minhas metas?
  • Qual tipo de despesa me causa um grande impacto anualmente?

Ganhos esperados

  • Visibilidade prévia da necessidade de capital
  • Entendimento de oportunidades de melhoria
  • Melhor gestão dos recursos financeiros
  • Capacidade de provisionamento
  • Eliminar (ou reduzir muito) o impacto das “surpresinhas”de fim de ano

Como usar de maneira descomplicada 😉

  1. Colete dados de gastos e receitas de todo o ano anterior, organizados por linhas do seu plano de contas
  2. Preferencialmente, construa uma DRE aberta mês a mês com esses dados, aprofundando a análise no nível que desejar fazer o planejamento. Por exemplo, caso queira determinar verba para viagens da equipe comercial, mas não permitir que outras áreas consumam tal valor, detalhe Despesas Comerciais –> Viagens
  3. Liste as premissas que deseja aplicar para o ano seguinte e transforme-as em fatores multiplicáveis. Por exemplo, taxa de inflação projetada de 4% (1,04), variação cambial de 0,37% (1,0037), dissídio de 6,5% (1,065), etc.
  4. Aplique os fatores nas linhas pertinentes. Por exemplo, apenas multiplique pela variação cambial as linhas que forem influenciadas por uma moeda estrangeira. Ou ainda, ao invés de aplicar inflação nos gastos com folha de pagamento, aplique o dissídio
  5. Defina, se optar pelo Ajustado, a periodicidade de revisões do orçamento
  6. Divulgue para todos os que devem fazer algum controle sobre o realizado e, em hipótese alguma, deixe de acompanhar e comparar com o que foi projetado no orçamento
  7. Parabéns! Você acaba de passar para outro nível na gestão da sua empresa!!

E nunca se esqueça que, se você decidiu ter uma empresa, deve ver o orçamento empresarial como uma obrigação. Portanto, não permita que o vento o leve para onde quiser porque, quando vem a tempestade, só restam os que têm bases sólidas.

 

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